Hilfe zu SMART RELATIONS

Überblick

SMART RELATIONS ist ein lokales CRM für Unternehmen, Kontakte, Leads, Geschäftschancen, Aufgaben, Aktivitäten, Angebote und Vertriebsprognosen. Das Cockpit bündelt aktuelle Handlungsbedarfe, zuletzt verwendete Datensätze und Favoriten.

Die aktuelle Version ist ohne Lizenzschlüssel und ohne externe KI einsatzfähig. Intelligente Hinweise, Lead-Bewertungen und Gesprächsauswertungen werden lokal und regelbasiert erzeugt.

Einrichtung & Zugang

a) Lizenzschlüssel aktivieren

In der aktuellen Version ist keine Aktivierung notwendig. In einer späteren lizenzierten Edition wird der Lizenzschlüssel einmalig im Bereich „Einstellungen → Einrichtung & Zugang“ eingegeben und bestätigt. Er schaltet die App-Nutzung beziehungsweise den erworbenen Funktionsumfang frei. Der Lizenzschlüssel aktiviert ausschließlich die Software und ersetzt keinen API-Key.

b) API-Key erstellen

Diese Schritte sind nur erforderlich, wenn zukünftig optionale Anthropic-Funktionen freigeschaltet und in den Einstellungen sichtbar sind:

1. Anthropic Console unter console.anthropic.com öffnen.
2. Ein Konto erstellen oder mit dem vorhandenen Konto anmelden.
3. Den Bereich „API Keys“ öffnen.
4. Einen neuen API-Key erstellen und eindeutig benennen.
5. Den API-Key kopieren und sicher aufbewahren. Er wird häufig nur einmal vollständig angezeigt.
6. Den Schlüssel in SMART RELATIONS unter „Einstellungen → Einrichtung & Zugang“ eintragen, sobald dieses Feld in einer entsprechenden Edition angeboten wird.

c) Warum ein API-Key erforderlich sein kann

Optionale externe KI-Funktionen würden über die Anthropic API ausgeführt. Der persönliche API-Key verbindet die App mit dem Anthropic-Konto des Nutzers und ordnet KI-Anfragen diesem Konto zu. Ohne API-Key können solche externen KI-Funktionen nicht ausgeführt werden. Die normalen CRM-Funktionen von SMART RELATIONS bleiben davon unberührt.

d) Warum auch bei bezahltem App-Abo ein API-Key nötig sein kann

App-Lizenz beziehungsweise App-Abo und KI-Nutzung sind getrennt: Die App-Lizenz bezahlt die Nutzung der Software. Die Nutzung der Anthropic API wird separat über das persönliche Anthropic-Konto verarbeitet beziehungsweise abgerechnet. Deshalb wäre auch bei einer bezahlten App-Lizenz ein eigener API-Key erforderlich, sobald externe KI-Funktionen verwendet werden.

e) Warum Anthropic für eine Erweiterung vorgesehen ist

Claude-Modelle eignen sich besonders für strukturiertes Arbeiten, Textanalyse, Zusammenfassungen und professionelle Workflows. Sie können längere Dokumente und komplexe Eingaben verarbeiten und nachvollziehbare Ausgaben erzeugen. Anthropic legt Wert auf Sicherheit, Zuverlässigkeit und verantwortungsvolle KI-Nutzung; die API ermöglicht eine stabile Integration in professionelle Anwendungen. Über den eigenen API-Key behält der Nutzer Kontrolle über Nutzung und Abrechnung.

Lizenzschlüssel und API-Key erfüllen unterschiedliche Aufgaben:

Der Lizenzschlüssel aktiviert die Nutzung dieser App. Er bestätigt, dass Sie berechtigt sind, die Software zu verwenden.

Der API-Key verbindet die App mit Ihrem Anthropic-Konto. Er ist erforderlich, damit KI-Funktionen ausgeführt werden können. Auch bei einer bezahlten App-Lizenz wird ein eigener API-Key benötigt, weil die Nutzung der KI-Modelle technisch und abrechnungstechnisch getrennt über Anthropic erfolgt.

Schnellstart

1. Unter Einstellungen Datenmodus, Geschäftsnummer und Datensicherung prüfen.
2. Falls eine spätere Edition entsprechende Felder zeigt: zuerst Lizenzschlüssel aktivieren und danach den API-Key eintragen. Details stehen unter „Einrichtung & Zugang“.
3. Ein Unternehmen und die zugehörigen Kontakte anlegen oder vorhandene Demo-Datensätze öffnen.
4. Einen Lead erfassen oder eine Geschäftschance in der Pipeline anlegen.
5. Aufgaben, nächste Schritte und Aktivitäten dokumentieren.
6. Ergebnisse im Cockpit und Reporting prüfen und bei Bedarf als JSON, CSV oder vCard exportieren.

Neuer Kunde ruft an

1. In der Navigation Anrufe öffnen.
2. Die angezeigte Telefonnummer einschließlich Landesvorwahl eingeben und Nummer suchen wählen.
3. Bei einer unbekannten Nummer Neuen Anrufer erfassen öffnen.
4. Unter Unternehmen mindestens den Unternehmensnamen sowie – soweit bekannt – Branche, zentrale E-Mail, Webseite, Firmentelefon und Anschrift eintragen.
5. Unter Ansprechpartner Name, Funktion, persönliche E-Mail und Telefonnummer ergänzen.
6. Interesse beziehungsweise Bedarf und die Gesprächsnotiz festhalten. Im Feld „Ergebnis / nächster Schritt“ zum Beispiel „Angebot bis Freitag senden“ eintragen.
7. Lead speichern wählen, wenn Sie die Anfrage erst prüfen oder später vervollständigen möchten. Lead und Telefonat erscheinen danach sofort unter „Offene Leads“.
8. Direkt als Kunde übernehmen wählen, wenn die Anfrage bereits konkret ist. Die App erstellt und verknüpft automatisch Unternehmen, Ansprechpartner und Verkaufschance.

Wie geht es mit einem gespeicherten Lead weiter?

• Konvertieren: Erstellt beziehungsweise verknüpft Kundenakte, Kontakt und Verkaufschance. Bisherige Gesprächsnotizen bleiben erhalten.
• Bearbeiten: Ergänzt oder korrigiert Stammdaten, Bedarf und Lead-Status.
• Verlauf: Zeigt bisherige Aktivitäten und erfasst weitere Telefonate, E-Mails, Besprechungen oder Notizen.
• Archivieren: Blendet einen nicht weiterverfolgten Lead aus den offenen Leads aus, ohne ihn endgültig zu löschen.

Ist die Telefonnummer bereits bekannt, zeigt die Suche den vorhandenen Kontakt. Öffnen Sie dann die Kundenakte oder erfassen Sie das neue Gespräch direkt über Gespräch erfassen.

Bedienoberfläche

• Seitennavigation: Wechsel zwischen Cockpit, Unternehmen, Kontakten, Leads, Anrufen, Pipeline, Aufgaben, Reporting und Einstellungen.
• Globale Suche: Findet Unternehmen, Kontakte und Chancen direkt über Namen oder Suchbegriffe.
• Cockpit: Zeigt Kennzahlen, Aufgaben, Forecast, Risiken, zuletzt verwendete Datensätze und lokale Hinweise.
• Dialoge: Formulare öffnen sich innerhalb der aktuellen Seite. Beim Schließen bleibt die übrige Ansicht erhalten.
• Mobil: Die wichtigsten Bereiche stehen über die untere Navigation zur Verfügung.

Wichtige Funktionen

• 360-Grad-Kundenakten mit Kontakten, Chancen, Aufgaben, Aktivitäten und Angeboten.
• Lead-Erfassung, nachvollziehbare Bewertung und verlustfreie Umwandlung in Kunden und Chancen.
• Konfigurierbare Vertriebspipelines mit Phasen, Pflichtfeldern und Historie.
• Anruf-Schnellerfassung, Rufnummernsuche und vCard-Export für das iPhone.
• Wiederkehrende Aufgaben, Forecast, Angebotsversionen und Datenqualitätsprüfung.
• JSON-Sicherung und Wiederherstellung des vollständigen Arbeitsbereichs.

Optionale intelligente Unterstützung

• Regelbasierte Lead-Bewertung mit Begründung.
• Lokale Gesprächsvorbereitung aus Kunden-, Chancen-, Aufgaben- und Aktivitätsdaten.
• Strukturierung von Gesprächsnotizen in Entscheidungen, Aufgaben, Risiken und Termine.
• Lokale CRM-Antworten mit Verweisen auf verwendete Datensätze.
• Hinweise auf stagnierende Chancen, fehlende nächste Schritte und Entscheidungsrisiken.

Diese Unterstützungen sind optional. Unternehmen, Kontakte, Pipeline, Aufgaben, Angebote, Suche, Export und Datensicherung funktionieren unabhängig davon.

Typischer Workflow

1. Bei einem neuen Anruf zuerst die Telefonnummer unter Anrufe suchen.
2. Unbekannten Anrufer mit Firma, Ansprechpartner, Bedarf und Gesprächsnotiz als Lead erfassen.
3. Den Lead speichern und später bearbeiten oder direkt in Kundenakte, Kontakt und Geschäftschance konvertieren.
4. Chance durch die Pipeline bewegen und nächsten Schritt verbindlich festlegen.
5. Telefonate, Termine, E-Mails und Aufgaben fortlaufend dokumentieren.
6. Angebot erstellen, Status pflegen und Forecast kontrollieren.
7. Arbeitsbereich regelmäßig als JSON sichern.

Eingaben & Daten

Pflichtfelder sind mit einem Stern gekennzeichnet. Telefonnummern werden normalisiert, Datumswerte einheitlich verarbeitet und Beziehungen zwischen Unternehmen, Kontakten und Chancen erhalten.

Beim lokalen Start liegen die Daten in einer SQLite-Datei auf dem Mac. In der Vercel-Version speichert SMART RELATIONS alle CRM-Daten dauerhaft in IndexedDB dieses Browsers. Die Eingaben bleiben nach Neuladen, Schließen und erneutem Öffnen erhalten und werden nicht in einer Vercel-Datenbank gespeichert.

Der Browser-Arbeitsbereich gilt nur für diese Browserinstallation auf diesem Gerät. Ein anderer Browser, ein privates Fenster oder ein anderes Gerät hat einen eigenen Bestand. Das Löschen der Websitedaten entfernt auch den CRM-Bestand. Deshalb unter Einstellungen → Datensicherung regelmäßig eine JSON-Sicherung herunterladen. JSON-Sicherungen können personenbezogene Daten enthalten und sollten geschützt aufbewahrt werden.

In der aktuellen Version werden keine CRM-Inhalte an Anthropic oder einen anderen externen KI-Anbieter gesendet.

Ergebnisse verstehen

• Lead-Score: Regelbasierte Priorisierung, keine garantierte Abschlussprognose.
• Gewichtete Pipeline: Chancenwert multipliziert mit der hinterlegten Wahrscheinlichkeit.
• Forecast: Erwartungswert für den gewählten Zeitraum, keine Umsatzgarantie.
• Lokale Hinweise: Vorschläge aus vorhandenen CRM-Daten; sie müssen fachlich geprüft werden.
• Konfidenz: Technischer Orientierungswert und kein Beweis für die Richtigkeit einer Empfehlung.

Fehler & Lösungen

Die Seite lädt nicht.

Seite neu laden und prüfen, ob der lokale Server beziehungsweise das Vercel-Deployment erreichbar ist.

Daten sind in einem anderen Browser nicht sichtbar.

Der Vercel-Arbeitsbereich wird ausschließlich in dem Browser gespeichert, in dem er angelegt wurde. Im ursprünglichen Browser öffnen oder dort eine JSON-Sicherung erstellen und im Zielbrowser laden.

Daten fehlen nach dem Löschen von Websitedaten.

Eine zuvor heruntergeladene JSON-Sicherung unter „Einstellungen“ wiederherstellen. Ohne Sicherung kann ein gelöschter Browserbestand nicht rekonstruiert werden.

Eine Telefonnummer wird nicht gefunden.

Landesvorwahl und Schreibweise prüfen; für die Suche genügen mindestens vier Ziffern.

Eine JSON-Sicherung wird abgelehnt.

Dateiformat und Version prüfen. Nur unveränderte SMART-RELATIONS-Sicherungen verwenden.

Eine externe KI-Funktion ist nicht verfügbar.

Die aktuelle Version bietet keine Anthropic-Anbindung. Normale CRM-Funktionen und lokale Unterstützung bleiben verfügbar.

Version & Hinweise

Version 0.1.0 · Einzelplatzversion mit lokaler SQLite-Datenbank oder dauerhaftem Browser-Arbeitsbereich auf Vercel.

Vor einem produktiven Mehrbenutzer- oder Cloud-Einsatz sind eine dauerhafte Datenbank, Anmeldung, Rollen, Mandantentrennung und Datenschutzprüfung erforderlich. Preise, Angebote, Prognosen und intelligente Vorschläge müssen vor externer Nutzung menschlich geprüft werden.